Datenschutzhinweise Cisco WebexDenkströme Management GmbH

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via Webex der Denkströme Management GmbH

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Cisco Webex Meetings (nachfolgend Webex genannt) informieren. Die Webex Konferenz- und Kollaborations-Lösungen über die Telekom werden durch die Firma Cisco International Limited mit Sitz in England, Feltham erbracht. Zwischen Denkströme GmbH & Co. KG und der Telekom wurde eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen.
 

Zweck der Verarbeitung
Webex ist eine cloudbasierte Web- und Videokonferenzlösung. Mit Webex können globale Mitarbeiter und virtuelle Teams in Echtzeit von jedem Ort und zu jeder Zeit auf jedem mobilen Gerät oder Videosystem zusammenarbeiten. Die Lösungen umfassen Besprechungen, Veranstaltungen, Schulungen und Support-Services.

Wir nutzen Webex, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen durchzuführen und Supportanfragen zu bearbeiten sowie Schulungen durchzuführen.
 

Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist die Denkströme GmbH & Co. KG. Sie können Webex auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Webex-App eingeben.

Soweit Sie die Internetseite von Webex aufrufen, ist der Anbieter von Cisco International Limited für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Webex jedoch nur erforderlich, um sich die Software bzw. das Web-Plugin für die Nutzung von Webex herunterzuladen.
 

Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von Webex werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Registrierungsdaten von Benutzern: Aktivierungscodes, Anzeigename, E-Mail-Addresse, Name, Profilbild, Passwort, Name der Firma, Organisations-ID, Universelle eindeutige Kennung
• Host- und Nutzungsinformationen: Gerätename, Geolocation, IP Adresse, Mobiler Typ, MAC-Adresse, Zeitzone, Uni-verselle eindeutige Kennung, Domainname, Aktivitätsprotokolle
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Umfragen
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Ruf-nummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Upload-, Chat-, Fragen- oder Umfragen-Funktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
   

Umfang der Verarbeitung
Über Webex, werden Online-Meetings durchgeführt. Benutzer können mit Webex eine Verbindung herstellen, die so persönlich ist wie eine persönliche Besprechung. Der Besprechungsleiter hat die Möglichkeit, Besprechungen aufzuzeichnen, und alle Benutzer haben die Möglichkeit, während und außerhalb von Besprechungen gemeinsam genutzte Dateien hochzuladen und zu speichern. Wenn der Besprechungsleiter entscheidet, den Besprechungsinhalt nicht beizubehalten, wird er sofort nach Abschluss der Besprechung von der Cisco Webex-Plattform entfernt.

Der Besprechungsleiter hat die Möglichkeit, Besprechungen aufzuzeichnen, und alle Benutzer haben die Möglichkeit, während und außerhalb von Besprechungen gemeinsam genutzte Dateien hochzuladen und zu speichern. Die Tatsache der Aufzeichnung wird allen Benutzern in der Webex-App angezeigt. Eine Einwilligung ist von den Benutzern im Vorfeld einzuholen. Wenn der Besprechungsleiter entscheidet, den Besprechungsinhalt nicht beizubehalten, wird er sofort nach Abschluss der Besprechung von der Cisco Webex-Plattform entfernt.

Wenn Benutzer an Besprechungen teilnehmen, die von Benutzern in anderen Unternehmen veranstaltet werden, kontrolliert der Besprechungsleiter alle während der Besprechung freigegebenen Besprechungsaufzeichnungen oder -dateien, die den Unternehmensrichtlinien des Veranstalters in Bezug auf Zugriff, Verwendung, Überwachung, Löschen, Aufbewahrung und Datenschutz unterliegen Export von Informationen.  Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Denkströme Management GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.  Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Webex personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Webex sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen darin, effektiv Meetings durchzuführen.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
 

Empfänger / Weitergabe von Daten
Sofern nicht gerade zur Weitergabe bestimmt, werden personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von Webex erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Cisco International Limited vorgesehen ist.
 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Webex ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus England erbracht wird.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
 

Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
 

Sie erreichen diesen wie folgt:
Datenschutzkanzlei Lenz GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 50, D-87435 Kempten
Telefon: +49 831 930653-00
E-Mail: datenschutz@denkstroeme.com
 

Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
 

Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
 

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27, 91522 Ansbach, Deutschland
Telefon: +49 981 53-1300
Telefax: +49 981 53-981300

Das Beschwerdeformular des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht können Sie über folgenden Link öffnen: https://www.lda.bayern.de/de/beschwerde.html
 

Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, den Datenschutzhinweis zu überarbeiten, soweit Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.

Stand: November 2020