Als eines der führenden Digitalisierungs- und Markenkommunikationsunternehmen in Süddeutschland begleitet die Denkströme Gruppe Unternehmen in die digitale Zukunft. Seit über 25 Jahren ist die Denkströme in Deutschland aktiv und verfügt über eine hohe Kompetenz in der strategischen Planung, dem Projektmanagement als auch der Umsetzung von Kommunikations- und Digitalisierungsprojekten. In enger Zusammenarbeit mit den Kunden entwickeln das Unternehmen mit seinen Standorten in Kempten, München und Hamburg maßgeschneiderte Lösungen, die den Herausforderungen der heutigen Zeit gerecht werden.
Die Geschäftsfelder Brand und Change bilden dabei ein starkes Duo, das die digitale Transformation ganzheitlich begleitet. „Change-Prozesse scheitern oft an mangelnder Kommunikation. Hier setzt die Denkströme an und bindet die Mitarbeitenden von Beginn an aktiv in den Prozess ein. So entsteht ein tiefgreifendes Verständnis für die Notwendigkeit der Veränderung und fördert die Akzeptanz neuer Systeme und Prozesse.“ – erklärt Fabian Schmid, CEO der Denkströme.
Vom Status Quo zur digitalen Transformation
Exemplarisch dafür ist das Projekt mit einem Unternehmen aus dem sozialen Bereich, das seit Jahren auf die Expertise der Denkströme vertraut. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, seine IT-Strategie zu modernisieren und die digitale Transformation voranzutreiben.
In vier aufeinanderfolgenden Phasen – Verstehen, Gestalten, Planen und Transformieren – führte die Denkströme sicher durch den Wandel:
1. Verstehen: In einem ersten Schritt galt es, den digitalen Status Quo des Unternehmens zu analysieren. Dazu wurden Workshops mit Key-Usern aus allen Fachbereichen durchgeführt, die IT-Landschaft durchleuchtet und vorhandene Prozesse evaluiert. So entstand ein klares Bild der digitalen Reife und sensibilisierte die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die eigene Position im digitalen Ökosystem.
2. Gestalten: Basierend auf der Analyse erarbeitete die Denkströme gemeinsam mit dem Kunden ein digitales Zeitbild, das die Vision des Unternehmens für die Zukunft der digitalen Welt abbildete. In Workshops mit dem Management und den Fachabteilungen wurden konkrete Handlungsfelder definiert und die wichtigsten Maßnahmen für die digitale Transformation priorisiert. „Die digitale Transformation ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Deshalb war es wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen und ihnen die Vorteile der neuen Prozesse, aber auch die damit verbundenen Veränderungen im Arbeitsalltag aufzuzeigen“, erklärt Fabian Schmid.
3. Planen: „In der Planungsphase wurden die Maßnahmen und digitalen Fähigkeiten fokussiert, die den größten Nutzen für die Zielerreichung versprechen. Dazu wurden detaillierte Business Cases erstellt, die die Kosten und den Nutzen der einzelnen Maßnahmen quantifizierten. Im Fokus standen dabei auch die notwendigen digitalen Fähigkeiten im Unternehmen, die in Form von Kompetenzprofilen definiert wurden.
In enger Zusammenarbeit mit einem Arbeitskreis aus Vertretern aller Fachabteilungen entwickelte das Projektmanagement der Denkströme ein Konzept für die neue Dokumentenstruktur und die zugehörigen Prozesse.
4. Transformieren: In der Abschlussphase wurde der Kunde bei der Umsetzung der geplanten Maßnahmen, insbesondere im Bereich der Einführung des Dokumentenmanagementsystems zur Digitalisierung und Vereinfachung der unternehmensinternen Prozesse, begleitet und eine reibungslose Transformation sichergestellt. Anschließend wurden die Daten aus den Altsystemen in das neue System migriert und die Mitarbeitenden in der Bedienung geschult.
Ein eigens eingerichtetes Projektmanagement-Team der Denkströme übernahm die Steuerung der einzelnen Teilprojekte und stellte die Einhaltung von Terminen und Budgets sicher.
Erfolgsfaktor Mensch
„Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Erfolg der digitalen Transformation nicht nur von der Technologie abhängt, sondern auch von der Kultur und den Menschen im Unternehmen“, so Schmid. „Bei der Technologie ist unsere Unabhängigkeit ein Schlüsselfaktor – wir beraten ohne Bias für bestimmte Dienstleister. Doch unser stringentes Projektmanagement stellt vor allem die Mitnahme der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Mittelpunkt. Im dargestellten Fall wurden regelmäßige Statusmeetings und Workshops mit den Entscheidungsträgern und den agierenden Arbeitsgruppen durchgeführt sowie alle 250 Mitarbeitenden über Factsheets eingebunden, um alle Beteiligten über den Projektfortschritt zu informieren und ihre Meinung einzuholen.“
